LUCIA VZW – PRIVACY VERKLARING

Deze Privacy Verklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op de persoonsgegevens die Lucia vzw verwerkt in kader van haar activiteiten.

Lucia vzw

Boomkwekerijstraat 1 bus 2

B-1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0458.578.584

hierna “Lucia”, “wij” of “ons”

Lucia vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – als donateur, sponsor, lid of als steunaanvrager – zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw Persoonsgegevens en uw privacy gebeurt.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” of “GDPR”).

Uw Persoonsgegevens en uw privacy worden beschermd door Lucia in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Lees deze Verklaring zeer aandachtig. Hieronder worden niet enkel uw rechten omschreven, maar ook de manier waarop u deze rechten kan uitoefenen.

Door donateur, sponsor of lid te worden van Lucia of een steunaanvraag in te dienen bij Lucia, gaat u akkoord met de wijze waarop Lucia uw Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, zoals in deze Verklaring is beschreven.

Lucia is Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens die u doorgeeft bij het indienen van een steunaanvraag, wanneer u lid wordt van Lucia of wanneer u via donatie of op enigerlei wijze contactgegevens bezorgt aan Lucia.

Lucia heeft een coördinator voor privacy aangesteld, bij wie u steeds terecht kan voor vragen omtrent uw privacy en de verwerking van uw Persoonsgegevens. De coördinator voor privacy is bereikbaar via:

Lucia vzw

t.a.v de Privacy Coördinator

Naamsestraat 86

B-1000 Brussel e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be

tel: 02 512 32 37

Lucia verwerkt verschillende soorten van Persoonsgegevens naargelang u lid wordt van Lucia, u een steunaanvraag indient, u een financiële bijdrage levert of u contact opneemt met Lucia. Mogelijks worden (o.a.) onderstaande Persoonsgegevens door Lucia verwerkt:

Gegevens van sympathisanten van Lucia	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, aanwezigheid op events
Gegevens van donateurs van Lucia	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres Financiële gegevens zoals IBAN bankrekeningnummer en geleverde bijdrage.
Gegevens van vrijwilligers, en bestuursleden van Lucia	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres,
Gegevens van steunaanvragers (ouders of voogd)	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, handtekening, geslacht, adres woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit Financiële gegevens zoals IBAN bankrekeningnummer, budgetrekening (of enig andere bankrekeningnummer waarop de steun gestort moet worden) Opleidingsniveau ouders, burgerlijke staat, nationaliteit, aantal kinderen in het gezin (inclusief naam en geboortedatum van kinderen), omschrijving van de noden en problemen van de ouders, omschrijving waarom steun wordt aangevraagd, omschrijving van de financiële behoefte en de financiële situatie van de steunaanvrager, omschrijving van de sociale diensten die de steunaanvrager reeds ontvangt en waarom deze hulp onvoldoende is, omschrijving van begeleiding, handtekening. Mogelijks worden in kader van een steunaanvraag gezondheidsgegevens meegedeeld zoals een omschrijving van de medische situatie van de ouders. Dit is eveneens mogelijks het geval voor strafrechtelijke veroordelingen van de ouders.
Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, adres woonplaats, geboortedatum Omschrijving van de gezinssituatie, omschrijving van de noden van het kind. Mogelijks worden in kader van een steunaanvraag gezondheidsgegevens meegedeeld zoals een omschrijving van de medische situatie van het kind waarvoor de steun wordt aangevraagd.
Gegevens van medewerkers	Identificatiegegevens en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres woonplaats, telefoonnummer, email-adres Persoonlijke kenmerken, financiële gegevens, identificatienummer sociale zekerheid, opleiding en vorming, samenstelling gezin
Gegevens van sociale begeleiders (zoals OCMW, CLB edm.)	dentificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, handtekening, geslacht, contactgegevens begeleidende instantie, overige informatie van begeleidende instantie zoals adres, e-mailadres, telefoonnummer, fax, IBAN-rekeningnummer.
Gegevens partijen die contact opnemen met Lucia	Identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, naam organisatie.

Het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende Persoonsgegevens die wij verwerken.

Gegevens van sympathisanten van Lucia	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om sympathisanten te kunnen informeren omtrent evenementen van Lucia en hen uit te nodigen tot giften aan Lucia.
	Grondslag	Gerechtvaardigd belang
Gegevens van donateurs van Lucia	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om donateurs te kunnen informeren omtrent evenementen van Lucia en hen uit te nodigen tot giften aan Lucia, maar eveneens om giften van donateurs t.a.v. Lucia te verwerken en hen fiscale fiches te versturen.
	Grondslag	Gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting
Gegevens van vrijwilligers en bestuursleden van Lucia	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om informatie van steunaanvragen uit te wisselen tussen de verantwoordelijke vrijwilliger en de bestuursleden van Lucia en tussen de lokale besturen, in het kader van de evaluatie van de ontvangen steunaanvragen, en tussen de lokale besturen en het nationaal bestuur van Lucia in het kader van de centrale opvolging der steunaanvragen en de boekhoudkundige verwerking en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake het vrijwilligerswerk en de vzw.
	Grondslag	Gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting
Gegevens van steunaanvragers (ouders of voogd)	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om een inschatting te maken van de gezinssituatie, het niveau van behoefte te bepalen en om steun te kunnen uitbetalen indien het steundossier positief wordt beoordeeld. Wij verzamelen in het aanvraagdossier mogelijks gezondheidsgegevens van de steunaanvragers of van het kind voor wie de steun wordt aangevraagd. Mogelijks worden eveneens strafrechtelijke veroordelingen van de ouders in het dossier opgenomen. Deze gegevens worden steeds in minimale vorm opgenomen en worden uitsluitend gebruikt om het steundossier te evalueren.
	Grondslag	Uitvoering van de overeenkomst, toestemming
Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om een inschatting te maken van de gezinssituatie, het niveau van behoefte te bepalen en om steun te kunnen uitbetalen indien het steundossier positief wordt beoordeeld. Wij verzamelen in het aanvraagdossier mogelijks gezondheidsgegevens van het kind voor wie de steun wordt aangevraagd. Deze gegevens worden steeds in minimale vorm opgenomen en worden uitsluitend gebruikt om het steundossier te evalueren.
	Grondslag	Uitvoering van de overeenkomst, toestemming
Gegevens van sociale begeleiders (zoals OCMW, CLB edm.)	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om de begeleidende instantie te kunnen contacteren indien nodig en om (indien van toepassing) de steun te kunnen storten op het rekeningnummer van de instantie die instaat voor de sociale begeleiding.
	Grondslag	Uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang
Gegevens van medewerkers	Doel	Wij verzamelen deze gegevens in het kader van personeelsbeheer, meer bepaald het beheer van urenstaten en loonadministratie, de boekhouding, het beheer van verzekeringen en bankrekeningen, uitvoering van operationele taken, opleidingsbeheer en personeelscommunicatie.
	Grondslag	Gerechtvaardigd belang (in geval van uitvoering van operationele taken, opleidingen en personeelscommunicatie), wettelijke verplichting (beheer urenstaten en loonadministratie/boekhouding), contractuele uitvoering (afsluiten van verzekeringen en uitbetaling lonen)
Gegevens partijen die contact opnemen met Lucia	Doel	Wij verzamelen deze gegevens om deze partijen te kunnen contacteren en hen opgevraagde informatie edm. te kunnen bezorgen.
	Grondslag	Gerechtvaardigd belang

Lucia VZW bewaart op elektronische gegevensdrager en/of op papier alle informatie die werd verzameld via het ‘steunaanvraagformulier’, voor zover deze informatie noodzakelijk is om een beslissing te nemen over het toekennen van financiële steun aan de gezinnen, conform het maatschappelijk doel van Lucia. Deze dossiers worden beheerd door vrijwilligers van de vzw en bevatten vertrouwelijke informatie over minderjarige kinderen en gezinnen in een precaire situatie.
De vrijwilligers hebben er zich toe verbonden om op de meest strikte wijze het beroepsgeheim te respecteren in hun omgang met deze gegevens. De vrijwiligers ondertekenen hiertoe een overeenkomst die confidentialiteit en privacy oplegt.

De toestemming die u geeft is steeds vrij en u heeft te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Een intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan dergelijke intrekking, (ii) op basis van elke wettige reden tot verwerking van Persoonsgegevens (iii) in geval van rechtmatig belang van de verwerking.

Het gerechtvaardigd belang als grondslag wordt verantwoord ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens van leden, donateurs, begeleiders en mensen die contact opnemen met Lucia. Het is voor Lucia van belang deze Persoonsgegevens te verwerken in kader van haar ledenadministratie en de evaluatie/uitvoering van de steunaanvragen. Gelet op de gegevens die worden verwerkt, is er hoe dan ook geen schending mogelijk van de grondrechten en/of fundamentele vrijheden van de gebruikers en is de impact op de privacy van de betrokkenen beperkt.

De verwerking van Persoonsgegevens door Lucia en andere informatie die u vrijgeeft, inclusief eventuele gevoelige persoonlijke informatie, is mogelijks noodzakelijk gelet op de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Lucia. Lucia moet dergelijke Persoonsgegevens verwerken om elk individueel steundossier te kunnen evalueren en om desgevallend financiële steun te kunnen uitbetalen. In het geval dat u weigert om deze Persoonsgegevens te verschaffen, zal Lucia haar verplichtingen (nl. het evalueren van het steundossier en desgevallend het uitbetalen van financiële steun) niet kunnen nakomen en komt u niet in aanmerking voor het ontvangen van steun.

De verwerking van Persoonsgegevens van donateurs is mogelijks eveneens verantwoord o.b.v. een wettelijke verplichting. Zo heeft Lucia de wettelijke verplichting fiscale fiches te verschaffen aan donateurs wanneer zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om deze verplichting na te komen, moet Lucia bepaalde van uw Persoonsgegevens verwerken.

De voorgaande redenen zijn mogelijks niet exhaustief en Lucia is te allen tijde gerechtigd om uw Persoonsgegevens te verwerken voor elke andere wettige reden. In dergelijke gevallen verwittigt Lucia u zo snel mogelijk van die reden. Een actualisering van deze Verklaring kan zo een verwittiging uitmaken.

Lucia ontvangt uw Persoonsgegevens o.a. wanneer:

• U een steunaanvraag indient (al dan niet in samenwerking met een sociale begeleider);
• U via de website of e-mail contact opneemt met Lucia;
• U zich aansluit bij Lucia als lid of u giften doet aan Lucia;
• U zich als sociale begeleider identificeert t.a.v. Lucia;

Lucia zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Om o.a. de steunaanvragen echter naar behoren te evalueren, is het soms noodzakelijk dat Lucia Persoonsgegevens deelt met derden zoals sociale begeleidingsinstanties edm. U geeft dan ook uitdrukkelijk toestemming om uw Persoonsgegevens te delen zoals omschreven in deze Verklaring. Donateurs kunnen vragen om anoniem te blijven en om niet bij naam vermeld te worden in een Erecomité of op welke lijst dan ook.

Verwerkers van Lucia handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Lucia. Indien Lucia beroep doet op Verwerkers zal dit altijd gebeuren onder een Verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt.

In principe geeft Lucia uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Lucia – via haar Verwerkers – uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER. Indien er in een specifiek land een minder strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Lucia er voor om een zelfde beschermingsniveau te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de Verwerker die zich bevindt in een land buiten de EER).

Lucia hanteert de volgende bewaringstermijnen van uw Persoonsgegevens:

Gegevens van sympathisanten van Lucia	Tot 5 jaar na laatste contact op niveau van de lokale Lucia afdeling.
Gegevens van donateurs van Lucia	Tot maximaal 10 jaar na laatste donatie op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.
Gegevens van leden, vrijwilligers en bestuursleden van Lucia	Zo lang u lid bent van Lucia en tot maximaal 10 jaar na stopzetting lidmaatschap/vrijwilligerswerk op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.
Gegevens van steunaanvragers (ouders of voogd)	5 jaar op niveau van de lokale Lucia afdeling en 10 jaar op niveau van nationale Lucia afdeling
	Zo lang de toestemming geldig is en niet wordt ingetrokken
Gegevens van minderjarigen ten behoeve van wie steun wordt aangevraagd	5 jaar op niveau van de lokale Lucia afdeling en 10 jaar op niveau van nationale Lucia afdeling.
	Zo lang de toestemming geldig is en niet wordt ingetrokken
Gegevens van sociale begeleiders (zoals OCMW, CLB edm.)	Tot maximaal 10 jaar na laatste contact op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.
Gegevens van medewerkers	10 jaar op het niveau van de nationale Lucia afdeling
Gegevens partijen die contact opnemen met Lucia	Tot 5 jaar na laatste contact op niveau van de lokale en nationale Lucia afdeling.

Lucia bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar Verwerkers. U kan steeds de geactualiseerde lijst van deze Verwerkers bij Lucia opvragen.
Omwille van het behoud van historiek in de organisatie, worden de boekhoudkundige gegevens op nationaal niveau in een beveiligd archief bijgehouden na het verstrijken van een bewaartermijn van 10 jaar.

Lucia heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om uw Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder, zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen.

Lucia implementeerde onderstaande beveiligingsmaatregelen:

• Confidentialiteitsovereenkomst met alle vrijwilligers die steundossiers behandelen;
• Archief met fysieke beveiliging (bewaren achter slot, of met toegangsbeveiliging van lokaal)
• Gebruik van persoonlijke e-mailadressen voor vrijwilligers en bestuursleden
• Gegevensverwerkersovereenkomst met externe Verwerkers conform de AVG-regelgeving
• Beveiliging van gegevens door het voorzien van regelmatige back-ups.

Bovendien heeft Lucia met haar Verwerkers een Verwerkersovereenkomst afgesloten om uw Persoonsgegevens te beveiligen en intern verschillende maatregelen genomen op niveau van confidentialiteit. Lucia doet alle redelijke/noodzakelijke inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te beschermen.

De website van Lucia (www.luciaweb.be) bevat geen cookies en wordt niet getraceerd met specifieke software.

Ondanks de voormelde maatregelen van Lucia dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd.

In geen geval kan Lucia verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de Persoonsgegevens door een derde.

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

op een bevestiging of Lucia uw Persoonsgegevens al dan niet verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de Persoonsgegevens die Lucia verwerkt;

• op verbetering door Lucia, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
• om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Lucia;
• om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
• om van Lucia de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
• om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat;
• om in te gaan tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met Lucia via e-mail: vzw.lucia.asbl@skynet.be, of tel tel: 02 512 32 37

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving schendt. In België is dit de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (meer informatie via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Lucia kan deze Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan de Verklaring. Wijzigingen worden op de website van Lucia gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de informatie die Lucia verzamelt, hoe Lucia deze informatie gebruikt en op welke manier Lucia deze informatie deelt.

Gewijzigde versies van deze Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de website en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Lucia om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit wettelijk vereist is of indien Lucia te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

• te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces;
• de algemene voorwaarden van Lucia af te dwingen;
• te reageren op vorderingen tegen Lucia naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
• de rechten, eigendom en veiligheid van Lucia, haar vrijwilligers, leden en het publiek te vrijwaren.

Lucia mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële overheidsinstanties indien Lucia dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Lucia redelijkerwijs mag vermoeden dat dergelijke activiteit Lucia of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.

Indien Lucia uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een Verwerker of Subverwerker) heeft bezorgd, is Lucia niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik door die derde.

Lucia is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en Lucia passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

Deze Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing bij elk eventueel geschil.

De Belgische rechtbanken van het rechtsgebied Brussel, afdeling Brussel zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Verklaring, behoudens het recht van de consument om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.